Viete, čo je to Stay Interview? Nie? Potom sa nečudujte nadštandardnej fluktuácii vo vašej firme či tíme. Hovorí sa, že nikdy nie je neskoro, ale v tomto prípade to nemusí platiť. Keď totiž včas a naplno nevyužijete benefity, ktoré pre všetky zainteresované strany ponúka tzv. priebežný rozhovor, ľahko sa môže stať, že sa s kľúčovým zamestnancom dostanete do fázy Exit Interview: už ho nepresvedčíte, aby zotrval, varujú personalisti.
Nielen v aktuálnom období rekordne nízkej nezamestnanosti je pre nadriadených dôležité vedieť, čo motivuje ľudí, aby zostávali na palube, respektíve z akých dôvodov prípadne majú tendenciu zmeniť prácu. Nezdráhajte sa položiť im zdanlivo triviálnu otázku: „Prečo u nás zotrvávate a prečo by ste mali sklon uvažovať o odchode?“
Problémy treba identifikovať, kým sa dajú riešiť
Prakticky všetky firmy dnes už kladú dostatočný dôraz na kvalitu náborového procesu a čoraz viac ich má aj precízne onboardingové programy, teda zaškoľovanie nováčikov, ale pri inštancii Stay Interview sú v našom prostredí ešte rezervy. „Najaktívnejšie sú v tomto smere firmy, ktoré majú dobre prepracovaný systém vyhodnocovania výkonnosti aj strategického plánovania a aplikovaný talent management proces,“ konštatuje Miroslav Garaj, Country Manager personálnej agentúry Grafton Slovakia, a dodáva, že inštancia priebežných rozhovorov by mala byť výbavou každej firmy, ktorá chce fungovať na princípe stanovovania cieľov – v podstate akýchkoľvek.
„Stay Interview najčastejšie je súčasťou pravidelných Appraisals alebo Performance Evaluation stretnutí so zamestnancami – vyhodnocuje sa určité obdobie a stanovujú sa ciele do ďalšieho. Ak sa tieto ciele majú nastaviť správne, musia zohľadniť úroveň mentálneho spojenia s firmou a jej stratégiou, čiže stupeň ´engagementu´ daného zamestnanca, čím sme v podstate už pri Stay Interview,” vysvetľuje Garaj.
Jedným z mnohých prínosov priebežných rozhovorov je skutočnosť, že nadriadený alebo zamestnávateľ môže ich zásluhou získať všeobecne uplatniteľné poznatky a inšpirácie na zlepšenie chodu oddelenia či dokonca celej firmy. „Ak zdatný manažér pripravuje plán ďalšieho rozvoja pre zamestnancov na základe diskusií s nimi, dokáže vyhodnotiť mieru zaangažovanosti. Práve nižšia úroveň engagementu je spúšťačom vyššej fluktuácie,“ podotýka odborník Graftonu.
Hlavným zámerom je identifikovať a riešiť problémy pred tým, než sa nebodaj stanú nepreklenuteľnými a povedú k definitívnemu rozhodnutiu zamestnanca zmeniť pôsobisko. V rámci toho je však dôležité dať si pozor, aby takýto nepreklenuteľný problém napokon neprinieslo samotné Stay Interview. Pripravte sa na kritiku a nereagujte na ňu protiútokom: oceňte úprimnosť a usilujete sa vyťažiť z výhrad pozitíva.
Doprajte si dostatok času na dôkladnú prípravu
Personalisti, samozrejme, ponúkajú inštrumentárium odporúčaní. V prvom rade upozorňujú na to, že o naplánovanom priebežnom rozhovore treba informovať v primeranom časovom predstihu, aby sa všetci mohli dôkladne pripraviť. Žiaduce je vopred konkretizovať dôvod takéhoto stretnutia, rámcový obsah a očakávania.
Odporúčaný počet zúčastnených osôb sú dve alebo tri. „Odvíja sa to od veľkosti a formy organizácie, ale viac ako dvaja zástupcovia spoločnosti by nemali byť súčasťou. Zväčša ide o priameho nadriadeného a človeka z oddelenia ľudských zdrojov,“ konkretizuje Miroslav Garaj. Podstatné je navodiť príjemnú atmosféru a okolnosti na debatu tohto typu, aby bola čo najotvorenejšia, najkonštruktívnejšia a najosožnejšia. Pri súčasnej hektike je dobré aplikovať priebežné rozhovory radšej systémovo, lebo náhodnosť často vedie k opomínaniu.
Aj vzhľadom na to, že pri mladších Generáciách Y a Z, ktoré vstupujú na pracovný trh po mileniáloch, je priemerná doba zotrvania v jednom zamestnaní len 1,5 roka, personalisti radia pristúpiť k prvému Stay Interview už po skúšobnej dobe a následne dodržiavať polročnú periodicitu. Ak niet kapacít na plošný prístup, je vhodné začať u najlojálnejších a najvýkonnejších pracovníkov, respektíve zredukovať okruh spovedaných práve na nich.
Slová musia korešpondovať s činmi
Mnohým sa táto metóda vyjadrenia rešpektu voči zamestnancovi a jeho pocitom, predstavám a názorom môže javiť ako nadbytočná, nezmyselne zaťažujúca a nahraditeľná bežnými spätnými väzbami na občasnej báze. Treba si však uvedomiť, že práve týmto spôsobom sa dá účinne predchádzať veľkým stratám energie, času aj financií, ktoré vyplývajú z odchodu skúseného pracovníka a hľadania i zapracúvania nového.
Podľa Gallupovho inštitútu stojí plnohodnotné nahradenie odchádzajúceho zamestnanca v niektorých prípadoch až 5-násobok jeho mesačnej mzdy. Počas najbližších dvanástich mesiacov sa hodlá poobzerať po novej práci 42 % ľudí, medzi príslušníkmi Generácie X je to dokonca 68 %.
Nezabúdajte, že slová musia korešpondovať s činmi. Nesľubujte nesplniteľné, nezamlčiavajte limity a dbajte na to, aby sa dohodnuté záležitosti naozaj premietli do praxe. Je len jedna ešte horšia vec, ako nepýtať sa: ignorovať odpovede.
Prečo ráno nadšene vyskočíte z postele?
Otázky na rekapitulačnom rozhovore by nemali byť tzv. zavreté, teda zo svojej podstaty automaticky smerujúce k jednoslovným odpovediam. Nepýtajte sa zamestnanca, či sa mu vo firme páči alebo či je spokojný so zárobkom. Začnite trebárs takto: „Čo vás na vašej práci baví do takej miery, že ráno nadšene vyskočíte z postele, a nad čím najčastejšie uvažujete cestou?“
Najlepšie otázky na Stay Interview sú také, ktoré zamestnanca presvedčia, že si uvedomujete a vážite jeho vernosť, neredukujete ho len na dodávateľa ekonomických výsledkov a ste otvorení voči zmenám, ktoré by viedli k väčšej spokojnosti. Koncipujte ich a formulujte s vedomím týchto základných atribútov. Ak voči takejto výzve obstojíte, zároveň získate prípadné varovné signály, že vaši kľúčoví hráči túžia po výraznejšej podpore či presnejšom inštruovaní, vytvoríte si lepší obraz o tom, ako si udržať ľudí, do ktorých ste investovali veľa času a prostriedkov, a dodá vám to repertoár možných nenáročných opatrení na posilnenie oddanosti a zaangažovanosti pracovníkov.
„Nejaký úplne štandardizovaný okruh otázok nejestvuje. Všetko závisí od schopnosti a kompetentnosti toho, kto takýto typ rozhovoru vedie. Štruktúra nie je náročná. Dôležitá je skutočnosť, či daný manažér dokáže vyhodnotiť aktuálny stav, dať spätnú väzbu kolegovi na druhej strane stola, vďaka správnym otázkam zistiť motiváciu a správne nastaviť ciele, aby ich plnenie bolo prácou, ktorá bude zamestnanca baviť a dostane k nej všetky potrebné nástroje,“ uzatvára Miroslav Garaj.
10 otázok, ktoré z priebežného rozhovoru urobia naozaj prínosnú debatu
- Aké typy spätnej väzby alebo prejavov pozornosti by ste ocenili?
- Dokážete vymenovať najdôležitejšie veci, ktoré ste sa v tomto zamestnaní naučili?
- Môžete pomenovať príležitosti na rozvoj, ktoré by rozšírili vaše terajšie schopnosti?
- Existujú nejaké formy flexibility na lepšie vyváženie vášho pracovného a súkromného života?
- Ktoré vaše danosti, záujmy alebo zručnosti nevyužívame dostatočne?
- Ak by ste mohli zmeniť jednu vec na vašej agende, tíme či firme, čo by to bolo?
- Je vo vašej náplni práce nejaká činnosť, ktorá vás vyložene frustruje?
- Kedy naposledy ste uvažovali o odchode a čo vás k tomu viedlo?
- Mali ste na vašom predchádzajúcom mieste radi niečo, za čím sa vám teraz cnie?
- Vyhrali ste v lotérii a do konca života nemusíte pracovať: čo by vám najviac chýbalo?
foto: Grafton Slovakia
